بستن

Archive for category: وبلاگ

لزوم استفاده از سرویس مدیریت و تحلیل تماس های تلفنی برای مراکز درمانی و بیمارستانها

مراکز درمانی و بیمارستان ها بیشترین نرخ مراجعه حضوری و تلفنی را دارا می باشند. تعداد بسیاری از تلفن ها مربوط به شهرستان ها و افرادی است که نمی توانند مراجعه حضوری داشته باشند و مایلند به صورت تلفنی وقت ویزیت گرفته و در موعد مقرر به بیمارستان مراجعه کنند و یا جویای حال بستگان خود باشند و قصد صحبت با پزشک خود را دارند ، اشغالی در خطوط و یا عدم پاسخگویی به موقع موجب نارضایتی شده و پیامدهای ناخوشایندی را در پی خواهد داشت.

ضرورت استفاده ازسرویس مدیریت و تحلیل تماس های تلفنی در بیمارستان ها و مراکز درمانی را به طور کلی می توان در بخش های زیر عنوان کرد:

Doctor on the telephone

الف-کاهش تماس های ازدست رفته و پاسخگویی به موقع به اکثریت تماسها

مراکز درمانی و بیمارستانها روزانه حجم زیادی تماس های تلفنی دارند که با سرویس مدیریت و تحلیل تماس ها می توانند از ترافیک تماسها و بیشترین ساعات که افراد با انها تماس میگیرند مطلع شوند. چنانچه در ساعتی از روز نیاز به اپراتورهای بیشتری برای پاسخ دادن به تلفن ها وجود دارد و تعداد افراد حاضر زمان کافی برای جواب دادن به تلفن های بیشتر را ندارند و یا در ساعاتی نیاز به افراد کم تری می باشد و آنها می توانند در واحد های دیگری به سایرین کمک رسانی کنند.

در بحران ها و شرایطی اضطراری افرادی که با بیمارستان ها تماس گرفته و جویای افراد حادثه دیده می شوند بسیار  زیاد است و عدم پاسخگویی به موقع به تماس ها موجبات نارضایتی مردم و مهم تر از آن مراجعه حضوری افراد شده و در نتیجه حجم زیادی برای کسب اطلاع به بیمارستان ها رجوع کرده و شلوغی و تبعات دیگری به بار می آید.

در این گونه مواقع به ابزاری نیاز می شود که بتواند اطلاعات دقیقی از وضعیت و آمار تماس ها به مراکز بدهد تا مدیران بتوانند تصمیم گیری کنند چه مواقع تماس ها بیشتر است و چند درصد از تماس ها پاسخگویی می شود،  چه مقدار  از وقت پرسنل به تلفن جواب دادن و یا برقراری تماس مختص می شود و در صورت نیاز  زمان و مدت مکالمات را کاهش دهند تا کم تر با اشغالی خطوط مواجه باشند.

همچنین  لغو دائم و یا زمان دار برای خطوط بی استفاده و شناسایی داخلی های پر هزینه و بررسی عملکرد داخلی ها می تواند به کاهش قبوض تلفنی منجر شود. طبق بررسی های انجام شده در مراکزی که ترافیک تلفنی بالایی دارند امکان اشتباه در محاسبه قبوض وجود داشته که با سیستم مدیریت تماس ها می توان از اشتباه در محاسبات به طور صد در صد جلوگیری کرد. در صورت قطع برق و یا اینترنت نیز هیچ اطلاعاتی از دست نخواهد رفت و شما می توانید اطلاعات خود را از 5 سال گذشته تا اکنون را در سیستم مشاهده کنید.

ب- مدیریت سیستم های تلفنی و افزایش کارایی پرسنل

آزاد بودن خطوط تلفنی به ویژه در بیمارستان ها از ضروری ترین مواردی است که می بایست رعایت شود. با سیستم مدیریت تماس ها می توان خطوط پرکاربر و اشغال را شناسایی کرده و در صورت لزوم منابع بیشتری را به آن بخش اختصاص داد. تماس های اورژانسی می بایست در سریع ترین زمان ممکن پاسخ داده شوند، در بیمارستان بهتر است اشغالی ها به حداقل برسد.

با سرویس مدیریت و تحلیل تماس های تلفنی شناسایی تماس های شخصی و غیر مرتبط به سادگی امکان پذیر بوده و می توان محدودیت هایی را برای داخلی ها در نظر گرفت. تماس های بین المللی و ارتباطات خارج از حوزه کار با مدریت سیستم های تلفنی قابل شناسایی و مسدود شدن دائم و یا زمان دار می باشند.

call-management

امکان بررسی شکایات ارباب رجوع از داخلی ها و بررسی میزان عملکرد داخلی ها، قابلیت جالبی است که می تواند با مدیریت صحیح و پیگیری موضوع  مورد نظر موجب بهبود کیفیت خدمات دهی شود.به طور کلی وضعیت ارتباطات داخلی با شماره های دیگر در محدوده زمانی از پیش تعیین شده قابل بررسی و پیگیری است.

بررسی تلفن های بی پاسخ برای هر داخلی و همچنین بررسی مدت زمان مکالمات به منظور بررسی عملکرد پرسنل ضروری است .امکان تجزیه تحلیل اطلاعات تماس های تلفنی با ارائه آمار و ارقام تحت سرویس مدیریت سیستم های تلفنی وجود داشته و مدیریت بیمارستان ها می توانند در هر زمانی که بخواهند تنها با استفاده از اینترنت، به سیستم مدیریت تماس های تلفنی وارد شده و آمار و ارقام ارائه شده را تجزیه و تحلیل نمایند.

مدیریت تماس های تلفنی در شهرداری ها یک ضرورت است

شهرداری ها، قطب اجرایی شهرهای بزرگ و کوچک هستند و از مراجعین بسیاری برخوردارند. برخی از این مراجعین حضوری و بسیاری دیگر از طریق تلفن با شهرداری ها تماس حاصل می کنند. شکوه اکثر شهروندان،عدم پاسخگویی و یا خطوط تلفنی اشغال شهرداری است که موجب ناخشنودی شهروندان از خدمات شهرداری ها شده است. سیستم مدیریت تماس های تلفنی  می تواند بسیاری ازاین دست مشکلات شهرداری ها را کم کند.

43371_263

مدیریت تماس های تلفنی درشهرداری ها

سرویس مدیریت تماسهای تلفنی راهکاری عملی برای رفع مشکلات تلفنی در شهرداری هاست. با کمک این سرویس، شهرداری ها می توانند اطلاعات جامعی را از وضعیت ارتباطات تلفنی در هر یک از واحدها به دست آورند. به این ترتیب با یک بررسی اجمالی از اطلاعات تحلیل شده از تماسها می توان نقاط بحرانی و خطوط پر تماس که اشغالی بیشتری دارند را شناسایی و در رفع آن کوشید.

با مدیریت تماس های تلفنی، ساعات اوج ترافیک تلفنی و خطوط پرکاربرد شناسایی شده و با تخصیص نیروی اضافی در ساعات پر ترافیک، امکان جوابگویی به تلفن های شهروندان به گونه ای مناسب فراهم خواهد شد.

با مدیریت تماس های تلفنی و زمان بندی مناسب می توان اشغالی خطوط را به حداقل رساند. با سرویس مدیریت تماس های تلفنی، امکان اندازه گیری زمان مکالمه ورودی و خروجی وجود داشته و در صورت نیاز می توان زمان مکالمه را محدود کرد و برای تماس های خروجی برنامه بهتری درنظر گرفته شود تا تماس های ورودی بیشتری را بتوان پاسخگویی کرد.

با این سیستم می توان میزان پاسخگویی هر داخلی را بررسی و ارزیابی کرد. تعداد تماس های بی پاسخ از هر داخلی شناسایی شده و میزان عملکرد کارمندان سنجیده خواهد شد.

happy-customer

سیستم مدیریت تماس های تلفنی و  صرفه جویی در هزینه ها 

علاوه بر مزایای ذکر شده ، مدیریت تماس های تلفنی در شهرداری ها به کاهش هزینه های تلفن و صرفه جویی در هزینه های  قبوض مخابراتی منجر خواهد شد. امکان گزارش گیری و شناسایی خطوط پر مصرف و ایجاد محدودیت برای شماره هایی که در ساعات اداری، تلفن های پرهزینه داشته اند نیز می تواند راهکار مناسبی برای کاهش هزینه های قبوض تلفن باشد بدین صورت با تخصیص بودجه به واحدهای پر هزینه، می توان از هزینه های اضافی در قبض تلفن پیشگیری کرد.

چگونه می توان هزینه های تلفنی یک سازمان و یا یک شرکت را کاهش داد؟

مدیریت هزینه های تلفنی امری تخصصی است که می بایست به طور تخصصی نیز مورد بررسی قرار گیرد.سوالی که ذهن بسیاری از مدیران سازمان و شرکت ها را به خود مشغول کرده، این است که چگونه می توان هزینه های تلفنی کسب و کار را کاهش داد؟

تلفن یکی از ضروری ترین وسایل ارتباطی برای هر کسب و کاری است که می تواند هزینه های زیادی را نیز برای شرکت ها و یا سازمان ها به همراه داشته باشد.حذف تلفن از چرخه اداری امری غیر ممکن است ولی به سادگی می توان با تمهیداتی هزینه تلفن را تا حدود بسیاری کاهش داد.

خطوط تلفنی پر مصرف

Consulting1

با شناسایی خطوط پر مصرف و غیر ضروری می توان محدودیت هایی را در نظر گرفت. تماس های غیر کاری و پر هزینه سودی برای کسب و کار و شرکت شما ندارند پس هر چه زودتر جلوی این کار را بگیرید.مسدود کردن خطوط تلفن خارج از امور شرکت و ایجاد محدودیت در سیستم تلفنی راهکار مناسبی است.

برخی از تلفن های کاری و ارتباط با مشتریان می تواند بیش از حد طولانی شود راه حل شما اینست که آنها را شناسایی و با آموزش کارمندان و مدیریت مکالمات تلفنی کاهش چشمگیری در قبض تلفن خواهید داشت.برای واحدهای سازمانی بودجه تلفنی در نظر بگیرید و واحدهای پر هزینه را شناسایی و محدود کنید. می توانید تماس های بین المللی را شناسایی و از تکرار بی مورد آنها جلوگیری نمایید، به همین سادگی می توانید در اولین ماه استفاده از سرویس مدیریت تماس ها کاهش هزینه های تلفنی خود را مشاهده کنید.

استفاده از سیستم مدیریت و تحلیل تماس ها

12

سیستم مدیریت و تحلیل تماس ها به شما کمک می کند تا دید وسیع تر و بهتری نسبت به عملکرد و فعالیت های تلفنی خود داشته باشید. این سیستم با استفاده از تکنولوژی های جدید راهی برای کاهش هزینه های تلفنی و صرف هزینه کمتر می باشد و به راحتی قابل دسترس است و در هر زمانی می توانید در یک چشم به هم زدن گزارشات تماس خود را آنلاین ببینید. سیستم مدیریت و تحلیل تماس ها می تواند اطلاعات جامعی از تعاملات تلفنی شما را ازطریق ویجت ها و گزارشات متنوعی که دارد  در هر ساعاتی از شبانه روز در اختیارتان قرار دهد. به این ترتیب مدیریت هزینه های تلفنی و شناسایی نقاط پر هزینه بسیار ساده تر و امکان پذیر می گردد.

گزارش عملکرد داخلی ها

یکی از گزارشات پر کاربرد در سرویس مدیریت و تحلیل تماسهای تلفنی گزارش خلاصه عملکرد داخلی ها می باشد. با استفاده از این گزارش شما به راحتی می توانید عملکرد هر داخلی یا کل داخلی های شرکت یا سازمان یا یک واحد خاص را در بازه زمانی مورد نظر به دست آورید. اطلاعاتی که در این گزارش ارایه می شوند به شرح ذیل می باشد:

شماره داخلی :

شماره داخلی که گزارش آن نمایش داده می شود.

نام داخلی :

نام فرد استفاده کننده از داخلی

تعداد تماسهای ورودی:

تعداد کل تماسهای ورودی آن داخلی .

تعداد تماسهای خروجی :

تعداد کل تماسهای خروجی  یا همان تماسهای که شماره گیری شده است.

تعداد کل تماسها:

تعداد کل تماسهای ورودی و خروجی داخلی مورد نظر

مدت زمان :

کل مدت زمان مکالمه داخلی مورد نظر

هزینه مکالمه:

کل هزینه مکالمات صورت گرفته برای داخلی مورد نظر

شما در زمان گزارش گیری می توانید از فیلترهای زیر استفاده کنید

تاریخ :

شما می توانید بازه زمانی را مشخص کنید. به طور مثال برای ماه گذشته یا برای روز جاری یا هفته گذشته. یا به صورت آزاد از هر تاریخ تا تاریخ دیگری که علاقه مند هستید.

دستگاه سانترال:

از آنجاییکه در سرویس مدیریت و تحلیل تماسها می توان به صورت همزمان چندین مرکز تلفن را اضافه کرد و گزارشهای تجمیعی یا تکی از هر کدام از مراکز تماس دریافت کرد . شما می توانید مشخص کنید که گزارش خلاصه عملکرد کدام یک از سانترال های خود را می خواهید. اگر هیچ گزینه ای را انتخاب نکنید به معنی همه سانترالهای موجود می باشد.

واحد/ دپارتمان:

یکی از فیلترهای پرکاربرد دیگر واحد سازمانی می باشد. شما می توانید گزارش خلاصه عملکرد واحد فروش یا پشتیبانی را بگیرید. البته لازم است قبل از آن هر واحد و داخلی های آن را وارد کنید.

مرتب سازی

پس از نمایش گزارش امکان مرتب سازی بر اساس هر کدام از ستونهای گزارش به صورت سعودی و نزولی وجود دارد. برای مرتب سازی کافی است بر روی ستون مورد نظر کلیک کنید تا علامت فلش آن پررنگ شود. با هر بار کلیک بر روی یک ستون ترتیب مرتب سازی از سعودی به نزولی و بلعکس انجام می پذیرد.

جستجو در گزارش

شما پس از گزارش گیری می توانید در نتایج گزارش نیز به جستجو بپردازید . به راحتی در قسمت جستجو شماره داخلی یا مدت زمان یا هزینه را وارد کنید تا محتویات گزارش فیلتر شود.

خروجی گزارش

شما می توانید به راحتی با کلیک بر روی قسمت چاپ گزارش خلاصه عملکرد داخلی ها و هزینه های هر داخلی را چاپ نمایید. همچنین امکان گرفتن خروجی پی دی اف و اکسل نیز وجود دارد.

در پایان امیدواریم که اطلاعات این مقاله برای شما مفید بوده باشد. اگر هر سوالی داشتید خوشحال می شویم پاسخگوی شما باشیم.

نمایش آنلاین وضعیت افراد در صف انتظار تلفن

یکی از ویجت های بسیار پر کاربرد و جدید در سرویس مدیریت و تحلیل تماسهای تلفنی ویجت نمایش آنلاین وضعیت صف تماسها می باشد.

با استفاده از این ویجت شما در یک لحظه می توانید متوجه بشوید که در حال حاضر چه تماس گیرندگانی در صف انتظار هستند تا کارشناسان شما تماس آنها را پاسخ بدهند. در حال حاضر این قابلیت در مرکز تلفنهای مبتنی بر استریسک مانند الستیکس فعال می باشد.

این ویجت اطلاعات زیر را نمایش می دهد.

موقعیت در صف : که نوبت فرد تماس گیرنده را در صف مشخص می کند

شماره تماس گیرنده : شماره تلفن تماس گیرنده را در صف مشخص می کند

مدت انتظار : مدت زمان انتظار تماس گیرنده را در صف مشخص می کند.

در هر ویجت امکان تعریف یک صف وجود دارد و هر ویجت می تواند ۸ نفر اولی که در صف منتظر هستند را نمایش بدهد.

تنظیمات ویجت نمایش آنلاین وضعیت صف تماسهای تلفنی به شکل زیر می باشد.

تنظیمات مربوط به نمایش آنلاین وضعیت صف تماسها

این ویجت در کنار بیش از ۶۰ ویجت دیگر در سرویس مدیریت و تحلیل تماسهای تلفنی می تواند به شما تصویر واضحی از وضعیت ارتباطات سازمان یا شرکت ارایه دهد.

اگر سوالی داشتید خوشحال می شویم پاسخگو شما باشیم.

نمایش آنلاین وضعیت داخلی ها

یکی از ویجت های بسیار پر کاربرد و جدید در سرویس مدیریت و تحلیل تماسهای تلفنی ویجت نمایش آنلاین وضعیت داخلی ها می باشد.

با استفاده از این ویجت شما در یک لحظه می توانید متوجه بشوید که داخلی های سازمان یا شرکت شما در چه وضعیتی هستند و هر کدام چه کاری انجام می دهند. در حال حاضر این قابلیت در مرکز تلفنهای مبتنی بر استریسک مانند الستیکس , مرکز تلفن پاناسونیک از مدل  تی دی ای و بالاتر فعال می باشد.

این ویجت اطلاعات زیر را نمایش می دهد.

نمایش وضعیت داخلی ها بر اساس رنگ: زرد یعنی داخلی در حال زنگ خوردن است – آبی یعنی داخلی مشغول است و سفید یعنی داخلی آزاد است

نوع تماس هر داخلی : نوع تماس که ورودی است یا خروجی با یک فلش مشخص می گردد فلش بالا یعنی یک تماس از داخل به بیرون و فلش پایین یعنی یک تماس ورودی.

مدت زمان مکالمه : مدت زمان زنگ خوردن قبل از جواب دادن و همچنین مدت زمان اشغالی خط و مکالمه را نمایش می دهد.

شماره تلفن : شماره تلفن گرفته شده یا شماره تلفن کسی که زنگ زده است.

در هر ویجت امکان تعریف ۹ داخلی وجود دارد . با توجه به اینکه در هر داشبورد شما می توانید ۱۲ ویجت بچینید  یعنی می توانید وضعیت ۱۰۸ داخلی را در یک داشبورد خود به صورت آنلاین مشاهده کنید.

تنظیمات ویجت نمایش آنلاین وضعیت داخلی ها

تنظیمات نمایش وضعیت آنلاین داخلی ها

این ویجت در کنار بیش از ۶۰ ویجت دیگر در سرویس مدیریت و تحلیل تماسهای تلفنی می تواند به شما تصویر واضحی از وضعیت ارتباطات سازمان یا شرکت ارایه دهد.

اگر سوالی داشتید خوشحال می شویم پاسخگو شما باشیم.

ایجاد قابلیت ارسال خودکار تماسهای بی پاسخ هر داخلی در سانترال پاناسونیک

آیا از سانترال پاناسونیک استفاده می کنید؟

آیا می دانید مشتریان بی پاسخ شما ناراضی می شوند و مشتری ناراضی ممکن است دیگر با شما کار نکند؟

آیا می دانید مشتری یا ارباب رجوع بی پاسخ به صورت مستقیم و غیر مستقیم به ضرر شماست؟

اگر علاقه مند هستید به راحتی می توانید قابلیت اعلام تماسهای بی پاسخ  را به سانترال پاناسونیک خود اضافه کنید. شما می توانید تماس بی پاسخ را از طریق پیامک یا ایمیل دریافت کنید.

جهت فعال سازی این قابلیت کافی است ابتدا در سرویس مدیریت و تحلیل تماسها مشترک شوید. سپس پس از نصب نرم افزار و برقراری ارتباط آن با مرکز سانترال خود تنظیمات مربوط به تماسهای بی پاسخ را فعال کنید.

اگر سانترال شما از انواع قدیمی و آنالوگ می باشد باید از طریق کابل سریال RS232 این کار را انجام بدهید.

ACD Systems Digital Imaging

اگر سانترال شما از انواع جدید TDE یا NCP  یا NS می باشد از طریق شبکه می توانید نرم افزار را راه اندازی کنید و نیازی به کابل سریال ندارید.

.جهت تنظیمات مربوط به سانترالها می توانید فیلمهای آموزشی سانترالرا در اینجا ببینید

پس از فعال سازی نرم افزار مدیریت و تحلیل تماسهای تلفنی علاوه بر اینکه می توانید داشبوردهای مختلفی از وضعیت تماسهای خود داشته باشید می توانید گزارشات کاملی هم داشته باشید.

شما باید قابلیت اعلام تماسهای بی پاسخ را برای هر داخلی فعال کنید. اگر قرار است از طریق پیامک اطلاع رسانی کنید شما نیاز به یک پنل پیامک دارید که به سرویس متصل کنید اگر می خواهید از طریق پست الکترونیک اطلاع رسانی کنید نیاز به هیچ سرویس یا نرم افزار اضافه ندارید.

پس از فعال سازی قابلیت اعلام تماسهای بی پاسخ از طریق پیامک هر وقت تماس بی پاسخی روی داخلی مورد نظر داشته باشیم یک پیامک به شکل ذیل برای شماره تعریف شده ارسال می گردد.

متن پیامک

2da85ee40314e6d19731db73c62ba7b0

شما یک تماس بی پاسخ از شماره 123343434 در تاریخ 1395/01/01 و در ساعت 15:10 داشته اید.

همچنین در صورتی که قابلیت اعلام از طریق پست الکترونیک را فعال کرده باشید یک ایمیل به متن زیر دریافت می کنید :

متن پست الکترونیکی اعلام تماس بی پاسخ

email-computer-type-typing-ss-1920

عنوان ایمیل : تماس بی پاسخ از شماره 12345645

متن :

شما یک تماس بی پاسخ از شماره 123343434 در تاریخ 1395/01/01 و در ساعت 15:10 داشته اید.

در پایان امیدواریم که بتوانید با این قابلیت مشتریان راضی تری داشته باشید.

اگر هر سوال یا مشکلی دارید تردید نکنید و با ما تماس بگیرید.

چگونه از سانترال پاناسونیک از طریق پورت LAN گزارشگیری کنیم؟

برای استفاده از سرویس مدیریت و تحلیل تماسهای تلفنی برای سانترالهای پاناسونیک که از پورت LAN‌یا شبکه پشتیبانی می کنند فقط کافی است آی پی سانترال خود را بدانید و تنظیمات زیر را چک کنید یا تغییر بدهید.

۱-سانترالهای سری TDA اگر مجهز به کارت IP Gateway  یا CTI باشند شما می توانید از طریق پورت لن یا شبکه از آنها اطلاعات دریافت کنید.

۲-سانترالهای سری TDE به طور پیش فرض پورت شبکه دارند و برای گزارشگیری نیاز به هیچ سخت افزار اضافه ای نمی باشد

۳-سانترالهای سری NCP به طور پیش فرض پورت شبکه دارند و برای گزارش گیری از این سانترالهای نیازی به هیچ سخت افزار اضافه ای ندارید.

۴-سانترالهای سری NS پاناسونیک که جدیدترین آنها می باشند هم به طور پیشفرض پورت شبکه دارند و می تواند به  راحتی به سرویس گزارشگیری تماسهای تلفنی وصل شود.

نمایی از سرویس گزارش گیری از سااز سانترال

تصویری از صفحه داشبورد سرویس مدیریت و تحلیل تماسهای تلفنی

تنظیمات سری TDA,TDE,NCP

مرحله اول – نرم افزار مدیریت و تنظیمات سانترال را باز کنید

مرحله دوم – انتخاب پورت LAN

مرحله سوم – در قسمت Print Information گزینه های ورودی و خروجی و داخلی را در حالت Print قرار بدهید.

مرحله چهارم – فرمت تاریخ را چک کنید که با تنظیمات سمت نرم افزار گزارشگیری برابر باشد

مرحله پنجم – فرمت ساعت را چک کنید که با تنظیمات سمت نرم افزار گزارشگیری سانترال برابر باشد.

گزارشگیری سانترال پاناسونیک

مرحله ششم – بر روی قسمت SMDR Option کلیک کنید

مرحله هفتم – شماره پورت و رمز را یادداشت کنید که در نرم افزار گزارشگیری تماس وارد کنید.

گزارشگیری سانترال TDE

در انتها تنظیمات لازم را در قسمت تنظیمات سرویس مدیریت و تحلیل تماسها انجام بدهید و آن را ذخیره کنید.

یوزر نیم پیش فرض SMDR

و پسورد PCCSMDR می باشد

تنظیمات گزارشگیری از سانترال برای سری سانترالهای NS پاناسونیک

۱-از مرورگر وب خود وارد نرم افزار مدیریت سانترال خود بشوید.

۲-به قسمت شماره ۱۱ Maintenance بروید و بر روی قسمت Main کلیک کنید.

گزارشگیری تماسها سانترال NS

۳- مطمین شوید که گزینه های تماس ورودی خروجی و داخلی در حالت Print قرار بدهید.

۴-بر روی قسمت SMDR Option کلیک کنید.

NS500-SMDR-1-e1470480963476

پورت پیش فرض ۲۳۰۰ می باشد. کد کاربری SMDR و کلمه عبور پیش فرض PCCSMDR است.

تنظیمات مناسب را در سمت گزارشگیری تماس انجام بدهید و از سرویس لذت ببرید.

اگر هر سوالی داشتید خوشحال می شویم صدای شما را بشنویم.

با دو اقدام کوچک سریعا رضایت مشتریان خود را افزایش دهید

حتما در ذهن شما هم مانند بسیاری از مدیران دیگران هزاران راه وجود دارد که چگونه می توانید رضایت مشتریان خود را افزایش دهید؟!

حتما برخی از آنها نیاز به کارهای زیادی دارند و شاید نیاز به سرمایه گذاری های بلند مدت؟؟

اما من می خواهم یک راه بسیار ساده با سرمایه گذاری بسیار ناچیز را با شما درمیان بگذارم.

با این راه حل و دو اقدام ساده مطمئنم می توانید رضایت مشتریان خود را افزایش دهید.

Customer-Satisfaction

راه حل چیست؟

قبل از اینکه بخواهم در خصوص راه حل صحبت کنم ابتدا به دو مشکل اشاره می کنم و سپس به راه حل ویژه آن و اثر آن بر مشتریان اشاره می کنم.

۱- تماسهای بی پاسخ پرسنل واحد های مختلف

در طول روز مشتریان/ ارباب رجوع با داخلی پرسنل مختلف تماس می گیرند که ایشان یا به دلیل عدم حضور یا آنکه مشغول کار دیگری هستند نمی توانند پاسخگو باشند و در نهایت باعث ناراحتی مشتری خواهد شد.

۲-سهولت ارتباطات مشتری در تماسهای بعدی

من با شرکت شما تماس می گیرم. با یک خانم یا آقا در واحد فروش صحبت می کنم . اطلاعاتی دریافت می کنم و تماس را قطع می کنم. دفعه بعدی که تماس می گیرم دقیقا اسم فرد مورد نظر را به یاد ندارم و باید دوباره همه نیازها یا خواسته هایم را از ابتدا بگویم. این موضوع باعث سختی کار مشتری در ارتباط با مجموعه شما می باشد.

راه حل ها :

هر دو اقدام جهت افزایش رضایت مشتری بیشتر از چند دقیقه وقت شما را نمی گیرد و با فرض اینکه شرکت /سازمان شما مجهز به سرویس مدیریت و نظارت تماسها می باشد.

مشکل : تماسهای بی پاسخ پرسنل واحدهای مختلف

راه حل :کافی است در قسمت تنظیمات سرویس تعریف کنیم که تماسهای بی پاسخ هر شخص را برای وی پیامک یا ایمیل کند. از این به بعد هر وقت پرسنلی امکان پاسخگویی نداشت و در محل کارش حضور نداشت می داند چه کسانی با او تماس گرفته اند و بلافاصله پس از بازگشت می تواند با مشتریان تماس بگیرد.

customer

مشکل : سهولت ارتباط در تماسهای بعدی مشتریان

راه حل : کافی است در قسمت تنظیمات سرویس یک پیام اختصاصی برای تماسهای ورودی هر کدام از پرسنل فروش یا پشتیبانی تعریف کنیم تا پس از اتمام مکالمه با هر مشتری یک پیام با متن زیر برای مشتری ارسال شود.

مشتری گرامی

از تماس شما با شرکت ما متشکریم

حسین حسینی زاده – داخلی ۱۰۰۰

و مشتری در تماس مجدد به راحتی اطلاعات تماس و فرد مورد نظر را دارد و شما کار مشتری را برای ارتباط با خودتان راحت تر کرده اید و این یعنی مشتری راضی تر و سود بیشتر.

در پایان اگر هنوز سرویس نظارت و تحلیل تماسهای تلفنی را راه اندازی نکرده اید و علاقه مند به راه اندازی هستید خوشحال می شویم صدای شما را بشنویم

همچنین اگر مشتری فعلی سرویس نظارت و تحلیل تماسهای تلفنی هستید و برای راه اندازی این قابلیتها نیاز به کمک دارید با ما تماس بگیرید.

نرم افزار مدیریت تماس سانترال

در جستجوی نرم افزار مدیریت تماس سانترال خود هستید؟

آیا تا کنون به این فکر کرده اید که چگونه  بر ارتباطات تلفنی چندین شعبه یا مراکز سازمان خود نظارت داشته باشید؟

حتما اگر شما هم جز آن دسته از شرکتها یا سازمانهایی باشید که چندین ساختمان یا شرکت دارید همیشه مشکل بررسی ارتباطات یا هزینه های تلفنی مراکز دیگر برایتان مسئله ساز بوده است.

راه حل های سنتی :

نصب و راه اندازی نرم افزارهای گزارشگیری سانترال از بازار لاله زار در هر یک از این مراکز و گرفتن گزارشات از هر مرکز به صورت جداگانه و در انتها تجمیع یا بررسی تک تک گزارشات جهت حصول نتیجه نهایی و یا تصمیم گیری.

استفاده از اکسل و ثبت هزینه های تلفن بر اساس قبض ها بدون داشتن اطلاعات اینکه واقعا هر تماس از کدام واحد سازمانی  یا شرکت بوده است و آیا واقعا این تماس لازم بوده یا خیر!

call-management

مشکلات شیوه های سنتی :

  • عدم یکپارچگی: در روش نرم افزارهای قدیمی لازم است که شما از هر کدام از شعب گزارشات را به صورت جداگانه تهیه کنید و برای بررسی اقدام کنید.
  • نگهداری همزمان چندین نرم افزار : نگهداری نرم افزارهای قدیمی گزارشگیری سانترال کاری بسیار دشوار است به دلیل اینکه عمده آنها به دلیل ساختار ضعیف در معماری و طراحی نمی توانند به درستی کار کنند یا اگر هم به درستی کار کنند بعد از مدتی نیاز است بانک اطلاعاتی آنها را پاک کنید به دلیل اینکه اصولا برای کار با حجم زیاد تلفن طراحی نشده اند.
  • نداشتن گزارشات متنوع: نرم افزارهای قدیمی گزارش گیری مراکز تلفن و نرم افزارهای مدیریت تماس سانترال همگی یک مشکل مشترک و بزرگ دارند و آن هم عدم توانایی در ارایه گزارشات و داشبوردهای متنوع می باشد و معمولا به چندین گزارش ساده خلاصه شده اند.
  • نداشتن داشبوردهای نظارتی: دوره بررسی گزارشات تمام شده است. سالهاست که مدیران در تمام سطوح از داشبوردهای مدیریتی استفاده می کنند. نرم افزارهای قدیمی و از رده خارج گزارش گیری از سانترال هیچ کدام توانایی ارایه داشبوردهای متنوع مدیریتی را ندارند /.

راه حل جدید :

سرویس نظارت و تحلیل تماسهای تلفنی

در سرویس نظارت و تحلیل تماسهای تلفنی شما دیگر لازم نیست به تعداد شعب خود گزارشات مجزا تهیه کنید. کافی است همه شعب خود را به حساب خود اضافه کنید و گزارشات تجمیعی یا داشبوردهای مدیریتی تجمیعی از کل فرآیند ارتباطات خود را مشاهده کنید.

در نرم افزار مدیریت تماس سانترال ما محدودیتی در تعداد شعب و ساختمانها نداریم شاید شما سه شعبه داشته باشید و شاید سیصد شعبه  همه را به صورت یکجا می توانید مدیریت و نظارت کنید. در این سرویس محدودیتی در تعداد داخلی ها و خطوط شهری وجود ندارد شاید یک مرکز سانترال شما کلا ۱۰ خط داشته باشد و در مرکز دیگری شما بیش از ۱۰۰۰ خط داشته باشید.

از وقایع مهم به صورت خودکار با خبر شوید؟!

در سرویس مدیریت و تحلیل تماسها قابلیتی وجود دارد که می  تواند شما را از وقایع مهم سازمان شما با خبر کند!

به طور مثال می خواهید هر وقت کسی با شماره ۱۱۰ یا ۱۲۵ تماس گرفت واحد حراست یا امنیت شرکت یا سازمان شما سریعا مطلع شود؟

call-management-for-Contact-Centers

کافی است یک هشدار تعریف کنید و مشخص کنید که این  هشدار از طریق پیامک یا ایمیل به چه کسانی ارسال شود. حالا با خیال راحت مطمین باشید اگر کسی در سازمان شما به کمک نیاز داشت واحد امنیت و حراست شما اولین کسانی هستند که باخبر می شوند و می توانند به کمک آنها بروند.

آیا می خواهید از تماسهای طولانی یا پرهزینه مطلع شوید؟

به راحتی می توانید در سرویس نظارت و تحلیل تماسها تعریف کنید که مثلا تماسهای بیشتر از ۲۰ دقیقه یا تماسهایی که بیشتر از ۵۰۰۰ تومان هزینه دارد را به اطلاع مدیر بخش مربوطه از طریق پیامک برساند تا ایشان بتوانند نسبت به بررسی اقدام کنند.

اگر در خصوص راه اندازی سرویس نظارت و تحلیل تماسهای تلفنی سوالی دارید تردید نکنید و با ما تماس بگیرید!